Los portales de empleados, un recurso clave para el área de Recursos Humanos

Cuando hablamos de recursos humanos (RRHH) hablamos de todas las personas físicas que forman parte de una organización, entidad, organismo o que se encuentran vinculadas directamente con este. La mano de obra, los empleados, los trabajadores son los recursos humanos de una empresa o dependencia gubernamental.

Si nos remontamos a la historia, los recursos humanos aparecieron junto con la conformación de las primeras empresas. Y si bien los economistas John R. Commons, E. Wight Bakke y Frederick W. Taylor mencionaron el concepto siglos atrás, durante el siglo XX los recursos humanos fueron despertando interés hasta convertirse en todo un campo de estudio.

En concordancia con el crecimiento, el desarrollo y la evolución social y económica, la gestión de estos se ha profesionalizado. La investigación y los avances tecnológicos permitieron agudizar la visión y la consideración respecto de esta parte esencial del funcionamiento de una organización. Hasta, incluso, crear portales de empleados.

¿A qué se dedica el Departamento de Recursos Humanos?

El Departamento de Recursos Humanos de una empresa, organismo u entidad, hoy auxiliado por los portales de empleados, es el responsable de llevar adelante todas las gestiones vinculadas con los trabajadores que de ella dependen. Tiene la importantísima función de encontrar a los mejores candidatos para un trabajo, mantenerlos el mayor tiempo posible y despedirlos cuando las condiciones lo requieran.

Su tarea contempla seleccionarlos, contratarlos, recibirlos y controlar su asistencia. Capacitarlos, promoverlos, administrar sus permisos y licencias. Gestionar su atención médica cuando sea necesario, prevenirlos en materia de accidentes de trabajo y también despedirlos.

Al momento de contratar a un empleado, el Departamento se ocupa de obtener y registrar la documentación necesaria para vincularlo al ente empleador. Lo recibe y lo presenta ante sus compañeros; supervisa sus asistencias e inasistencias; y realiza el papeleo para autorizar una licencia por maternidad o enfermedad.

Además, lo acompaña en tratamientos médicos o internaciones ante un accidente laboral y a obtener la cobertura económica correspondiente. Interviene cuando se encuentra desmotivado o presenta un bajo rendimiento. Lo capacita cuando debe manejar un programa, herramienta o máquina incorporada al ámbito laboral. Y lo despide cuando incumpla con su labor o cometa una irregularidad.

La digitalización: una revolución en materia de recursos humanos

El avance tecnológico ha acotado procesos largos y vuelto sencillos aquellos que eran muy engorrosos. Esta superación no esquivó a los departamentos de recursos humanos, todo lo contrario. En la última década, emergieron en el mercado softwares específicamente diseñados para simplificar la administración del personal, así como portales para que los empleados interactúen con el área de RRHH.

Estos sistemas dejan un saldo positivo, ya que repercuten directamente en la disminución de los tiempos y el dinero que las empresas le deben destinar a cada tarea. Hoy, muchas de ellas implementan sistemas de Gestión de Recursos Humanos para optimizar los procesos extensos y agobiantes relacionados con el plantel de empleados.

Ágil, eficaz y, sobre todo, sistematizadamente, las organizaciones tienen la posibilidad disponer y administrar toda la información relacionada con los recursos humanos, accediendo en todo momento a los datos necesarios para incorporar nuevos empleados y para asistir, contener y capacitar a quienes ya forman parte de su equipo.

Además, estos sistemas brindan la posibilidad a los empleados de hacer preguntas y evacuar dudas con el Departamento de Recursos Humanos. De manera remota y fácil, pueden solicitar días de vacaciones o consultar jornadas ociosas disponibles, peticionar la baja por enfermedad o enviar documentación, entre otras necesidades.

Los portales de empleados al servicio de la gestión de recursos humanos

En el afán de optimizar la interacción entre los empleados y el departamento de Recursos Humanos, aparecieron los portales de empleados. Se trata de plataformas online personales para cada una de las personas que trabajan en una empresa, entidad u organización. Es un espacio virtual en el que cada empleado puede acceder a su información, realizar gestiones y trámites y presentar solicitudes.

Si bien el trabajador es el protagonista, a través del portal el departamento de Recursos Humanos del ente empleador tiene la posibilidad de sistematizar sus datos y cada suceso de su ciclo de vida laboral. Se transforma así en una base de datos digital, actualizada y segura del plantel, lo que reviste innumerables ventajas.

El portal de empleados resuelve el problema de la comunicación interna, ya que es un canal bidireccional entre el trabajador y su empleador. Brinda la posibilidad de estandarizar procedimientos como solicitud de licencias, vacaciones y carpetas médicas. Por ejemplo, muestra fácilmente la cantidad de días de descanso que le queda a cada trabajador.

Del mismo modo, le permite al área de RRHH reducir el número de gestiones administrativas, ahorrando tiempo valioso para destinar a otros objetivos. Sistematiza procesos que hasta el momento se realizaban manuales, simplificándolos y utilizándolos. Y, como toda información en la nube, reduce significativamente las chances de perder los datos y de que éstos sean vistos por agentes externos.

¿Cómo elegir el portal de empleados para una empresa?

Al momento de elegir el portal de empleados más conveniente, una empresa debe tener en cuenta las cuestiones que pretenden resolver con la plataforma y optar por la que mejor se amolde a la estructura empresarial y a las particularidades del personal.

Debe ser fácil de usar, contar con una buena experiencia de usuario, poder utilizarse sin necesidad de descargarla y en distintos dispositivos. El acceso desde el teléfono móvil le permite al empleador registrar allí la entrada, salida y pausas en la jornada laboral, esencial para el control del presentismo y las horas extras por parte del empleador.  

Puede involucrar también un sistema de permisos para que un trabajador pueda supervisar la labor de otro y para detectar la geolocalización de quienes cumplen un contrato con modalidad remota o híbrida. Otorga la opción de subir y descargar documentos y de generar informes con la información almacenada.

Además, el empleador puede elegir una plataforma a través de la cual pueda comunicarse con sus trabajadores, entrevistarlos y encuestarlos para evaluar su motivación, desempeño y rendimiento. Toda información valiosa en materia de recursos humanos.